Outtasking

Beim antas-Outtasking Modell übernimmt antas vom Kunden einen bestehenden Aufgabenbereich (Task).

Die Abwicklung der Aufgabe ist in der Regel identisch mit dem bisherigen Ablauf beim Kunden, es sei denn, es wird ein neuer Aufgabenbereich definiert. Der Kunde behält die Kontrolle, da die jeweilige Übernahme der Aufgabe bezüglich Zeitpunkt/Inhalt und die Übergabe der Ergebnisse klar definiert sind.

Für den Aufgabenbereich liegt von der “Übernahme der Aufgabe” bis zur “Übergabe der Ergebnisse”  die Verantwortung bei antas. Es können auch mehrere, kleine Aufgaben zu einer Task zusammengefasst werden.

Essentials I

  • Ein bestehender Aufgabenbereich wird übernommen
  • Die Kontrolle bleibt beim Kunden
  • Die Verantwortung über den Task übernimmt antas

Gegenüber Outsourcing-Verträgen entfallen umfangreiche SLA´s. Die Vereinbarungen entsprechen im Wesentlichen denen in  Dienstleistungsverträgen.

Die Abrechnungs- und Aufwandsvereinbarungen sind klar ersichtlich und nachvollziehbar. Für die Übernahme der Aufgaben wird eine Einarbeitungszeit nach Aufwand vereinbart. Eine vorherige Projektmitarbeit schafft zusätzliche Sicherheit und minimiert diesen Aufwand.

antas steht dann selbstverständlich auch für eine eventuelle Migration der Anwendung in die neue Umgebung zur Verfügung.
antas bietet diese Möglichkeit in allen angebotenen Geschäftsfeldern an.

Essentials II

  • Keine umfangreichen SLA´s nötig
  • Einfache Auftragskontrolle
  • Kurze Einarbeitungszeit
  • Migration sichergestellt
  • Themenübergreifende Lösung

Folgende Motivationsgründe
des Kunden für das antas-Outtasking-Modell sind in der Regel ausschlaggebend für eine mögliche Zusammenarbeit:

Kosteneinsparung
In der Regel kennt man bei Entwicklungs-, Wartungsprojekten oder Projekten im Bereich Operation/Administration/Netzwerke über das Jahr gesehen große, monatliche Schwankungen bei den personellen Aufwänden/Kosten.

Große Konzerne oder große Dienstleister sind bezüglich Überstunden, Urlaubs- und Krankheitstagen, Ausbildungen oder Einsätzen in Zusatzprojekten in ihrer Flexibilität häufig stark eingeschränkt.

Ressourcen orientieren sich am Spitzenbedarf. Deshalb werden zumeist die maximale Anzahl der Ressourcen vorgehalten, um jegliche Spitzenbedarfe  in allen Monaten abzudecken:
Übers Jahr gesehen geplante Überkapazität, oft bis zu 130% und mehr anstatt 100% im Schnitt.

antas bietet dafür als Mittelstandsunternehmen ein flexibles Ressourcenmodell und Berechnungsmodell:
100% Kapazitätsbedarf als Basis!

Die Mitarbeiter werden jetzt bedarfsgerecht eingesetzt. Die Basisdefinition der benötigten Kapazität ist die gemeinsam definierte 100% Kapazität über das Jahr betrachtet. Monatlich berechnet werden mindestens 75%. Das Ergebnis ist eine hohe Einsparung ohne Kapazitätsrisiko.

Zugesagt wird die Bereitstellung und Berechnung bis maximal 130% in der Spitze der tatsächlich benötigten/verbrauchten Kapazitäten.
Einsparungen von jährlich bis zu 30% sind nach diesem Modell somit möglich.

Besetzen von neuen Projekten mit eigenen Mitarbeitern mit Übergabe des alten Aufgabenbereiches an externen Partner
Organisationsveränderungen
Verlust von Ressourcen
End-of-Life Status von Lösungen und Übergabe von End-of-Life Aufgaben an einen externen Partner

Neue Systeme erhöhen den Ressourcenbedarf, wenn beispielsweise neue Systeme geplant, im Entstehen oder in der Einführung sind. Parallel dazu müssen die vorhandenen Systeme über einen längeren Zeitraum weiterentwickelt und/oder betrieben bzw. supportet werden, aber eigene Mitarbeiter sind nicht für alle diese Aufgabenbereiche verfügbar.

Der Grund hierbei ist: Die eigenen Mitarbeiter sind in diesen „Alt“-Systemen (z.B. Entwicklung Mainframe Cobol, Java, DB2 – antas hat dafür ein junges Team von festangestellten Mitarbeitern) oder dem Betrieb der Altanwendungen fest eingeplant, wegen Organisationsveränderungen nicht mehr verfügbar, oder  haben sich sogar bereits anders orientiert. Häufig werden dann Externe für die Neuentwicklung oder den laufenden Betrieb eingesetzt.

Die Folge sind Abhängigkeit und Frustration: Es entsteht bei den neuen Systemen die Abhängigkeit vom Lieferanten der Dienstleistungen, bei den eigenen Mitarbeitern eine entsprechende Frustration und später eventuell sogar ein Einsatzproblem.

Die Alternative: antas übernimmt die Tasks bei kurzer Einarbeitungszeit!

antas empfiehlt sein flexibles Ressourcenmodell, wie bei der Kosteneinsparung beschrieben, und übernimmt den Task. Die Motivation der Mitarbeiter und Unabhängigkeit wird erreicht.

Für die Übernahme der Aufgaben wird eine Einarbeitungszeit nach Aufwand vereinbart. Eine vorherige Projektmitarbeit schafft zusätzliche Sicherheit und minimiert diesen Aufwand und ersetzt bereits vorab schnell die fehlenden Ressourcen.

Vorhandene externe Ressourcen und eventuell auch eigene Mitarbeiter können in das Outtasking-Modell integriert oder überlassen beziehungsweise ausgelagert werden. Die Verantwortung soll aber beim Kunden bleiben.
Auch hier greift das flexible Ressourcenmodell von antas. 100% Kapazitätsbedarf ist auch hier die Basis. Die Einarbeitungszeit nach Aufwand kann evtl. durch eine Mitarbeiterübernahme verkürzt werden.

Bündelung von vielen Dienstleistern bzw. Externen zu einem Task

Viele einzelne oder kleine Dienstleister sind in einem Projekt im Einsatz, während nur wenige
oder keine eigenen Mitarbeiter in einem Projekt tätig sind. Eine Harmonisierung der Verträge wird notwendig. denn viele einzelne Verträge belasten den Einkaufsprozess. Evtl. stören sogar unterschiedliche Vertragsbedingungen die Projekthygiene. Der Austausch von Mitarbeitern liegt oft in undefinierter Verantwortung.

Marktpreisbeobachtung bzw. Austauschpotentiale werden oft nicht erkannt bzw. angegangen. Das Projektmanagement wird dadurch stark belastet.

Auch bei diesen Punkten stellt das antas flexibles Ressourcenmodell eine mögliche Lösung dar. Neben der Kosteneinsparung wird der Übernahme der Aufgaben eine Einarbeitungszeit nach Aufwand vorgelagert. Diese kann evtl. durch die Mitarbeiterübernahme verkürzt werden. In Absprache werden dann evtl. Ressourcen ausgetauscht oder neu verhandelt unter Berücksichtigung von Know-how-Verfügbarkeit des Marktes und dem sensiblen Umgang mit Key-Ressourcen bzw. Rare Skills.
Eine weitere Folge davon ist die große Entlastung des Projektmanagements.

antas flexibles Outtasking Modell Zahlenbeispiel

Angenommene
Basiswerte
JanFebMärAprMaiJunJulAugSepOktNovDez
Beispiel
Auslastung % Real
1251007575130757011513011012075
Jahresdurchschnitt % Vertragsbasis100100100100100100100100100100100100
Anzahl Kundenmitarbeiter131313131313131313131313
Anzahl antas Mitarbeiter101010101010101010101010
Kosten Kundenmitarbeiter %130130130130130130130130130130130130
Kosten antas Mitarbeiter %1251007575130757511513011012075
Einsparung %530555505555150201055

antas flexibles Outtasking Modell Beispiel Auslastung

antas flexibles Outtasking Modell Beispiel Auslastung/Einsparungen

Die Summe der Einsparungen in diesem einfachen Modell beträgt 29,58 %.

Outtasking: Weitere Vorgehensweise

  • Gemeinsame Diskussion über mögliche Potentiale für Outtasking und die Zielsetzung der jeweiligen Task Definition der Vorgehensweise für die Task incl. Kosten- und Nutzenbetrachtung
  • Festlegung der Projektleiter beim Kunden und antas
  • Zeitplan, Definition Einarbeitungszeit, Abklärung Verfügbarkeit…
  • Angebot und Vertragsgestaltung


Wir freuen uns auf ein gemeinsames, erfolgreiches Outtasking!